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成为“快速工作达人”的7个信条

来源:搜狐男人 作者:译言网

  自己也知道这是必须要做的工作,然而,就是不想动手去做。结果,工作不断堆积起来,今天的一天就这样结束了……一定有很多公司职员有着这样的烦恼吧。

  对此,《THE21》杂志在2014年1月期中制作了特刊,以“快速着手工作的人与拖延工作的人何处不同”为题,采访了五位快速工作达人。

  他们五位分别从商人、公司经营者、经营顾问、母亲等角度讲述了如何提高工作速度的方法,这些方法中也存在着不少共同要素。

  接下来,是我们精心总结出的“快速完成工作,告别拖延”的7大信条。

  最大限度活用碎片时间

  ■有以下情况的人要注意

  · 以1小时为单位粗略制定计划表

  · 在路上总是发呆

  · 空闲时间频频刷网上的新闻

  会议和会议之间间隔的10分钟,去见客户路上的15分钟……像这样的时间,我们都觉得什么也做不了,不知不觉就发着呆度过了。这样的情况很多,但是,吉田穂波指出,恰恰这种时间,才宝贵的像金山。比如,写上计划书的名字,日期这种事情,利用这点间隙时间完成是绰绰有余的。这样一来,还能有这样一种效果“这项工作不是从零开始的,减少了阻碍,心情也变得轻松了。”类似的,山本真司也提倡“以15分钟为一个时间单位”,利用手机等移动工具,调整环境,利用缝隙时间也能完成工作。

  在你每天的工作中,难道没有利用“缝隙时间”就能完成的工作吗?我建议你重新考虑一遍。

  把提早下班制度化

  ♢有以下情况的人要注意

  · 一味加班而经常感到疲惫困倦的人

  · 每天,不特意决定下班时间而开始工作的人

  · 总是在意周围人的眼光,在公司留到最后的

  lifenet生命保险董事长出口治明指出,日本人大量加班是“日本国力下降”的大问题。事实上,受采访的五位几乎都指出了,张弛无度的长时间工作会削弱集中力这一点。

  因此,山本真司这样说“把定时下班回家制度化,这样的方法会十分有效。不过,也要需要注意,员工们因为不得不遵守规定而产生压力这样的副作用。”另一方面,没有信心管理自己的人,吉田穂波建议“快到结束时间不要工作”这也很有效。另外,从领导的立场出发,也有必要像出门所说的那样采取“禁止加班”的措施。不论怎样,重要的是,在工作之前要在建立“今天几点做完工作”这样的目标而非“工作做完之后再回家”的想法。

  把握判断基轴,制定优先顺序

  ♢有以下情况的人要注意

  · 到公司上班之后开始看邮件,回过神来已经下午了

  · “那件事也必须要做!”立即陷入了恐慌状态

  · 明明有想做的事情,但是游手好闲就这样过完一天

  每天都被眼前的工作追赶着,却不知道到底做什么好然后陷入慌张……这类人大多数是“没有判断事物轻重缓急的基准”的。比如,雅虎副总监川邊健太郎就指出,“只有制定好行动方针,下定决心后工作速度才能提高。”迷惑时有可以返回的地点,才能做出快速的判断。

  另外,戸塚隆将也用“优先度”和“完成所需时间”的矩形图来判断工作,制定优先顺序。这样一来,有限顺序就因人而异了。不过,还是有必要再次思考“我是怎样确定工作的优先顺序”这一行动指南针,然后不断重复着对自己说,不断写下来,让它成为自己的一部分,以提高自己的判断力水准。

  动机管理

  ♢有以下情况的人要注意

  · 经常加班,睡眠时间总是不规则

  · 到公司之后到开启状态要花好几个小时

  · 昨天明明很有干劲,今天完全没有进取之心

  意外的,“干劲”是个十分重要的问题。我们正是因为觉得累了,厌烦了,所以才容易拖延工作。因此,首先我们管理好自己的身体状况。戸塚隆将说,在高盛公司时的自己的上司不管多忙都会在规定的时间回去,戸塚氏自自己也是,无论多忙都会注意保证一定的睡眠时间。

  另一方面,身体上虽然没有问题,但是也存在怎么也打不起精神,拿不出干劲的情况。这种时候,吉田 穂波推荐这样做,“回忆一下自己在什么样的时候会有做事的情绪。”不同的人,会有“被别人表扬的时候”“进行着积极的话题的时候”不一样的回答。不过正是因为他们知道这点,才能管理自己的动机情绪。而且,最早提出“工作是很快乐的事”的就是川邊健太郎。确实,如果忘了这一点,再勉强自己也提不起干劲。

  逼迫自己制定停下来的时间

  ♢有一下情况的人要注意

  · 星期六也一定会有某方面的工作。剩余的休息日只是睡觉

  · 只是处理眼前的工作,不知不觉就太阳落山了

  · 因为珍惜时间,讨厌和别人闲谈

  所谓“快速工作法”很容易让人理解为“珍惜1分1秒,都用来工作”,但是令人想不到的是,更多的人指出,重要的是“逼迫自己制定停下来的时间”。

  例如,山本真司会把每周的几个小时固定为“什么也不做,只是思考的时间”,据说戸塚隆将也会在休息日里设定这样的时间。

  雅虎的川邊健太郎也是,不管多忙也不会忘记重视花在自己兴趣上的时间。而且,据说正是在这种“强迫自己发呆的时间”里,自己能产生许多好想法。

  并且,就像出口治明所指出的那样,在那些时间里进行自我提高,自我完善的活动的话,长期坚持就能使自己的工作能力上升。

  早早安排工作

  ♢有以下情况定的人要注意

  · to do list?(要做的事列表)那是菜鸟才做的事

  · 总是不到截止日期提不起干劲

  · 不知为何总是担心下周的工作而无法集中眼前的工作

  工作列表什么的,总容易让人觉得是新人才做的事情。不过戸塚隆将指出,世界的精英里也有写工作列表的人,在回家前写好明天该做的事务列表的人也有很多。

  确实,预先在前一天安排好工作的话,第二天就能很快着手开始工作。

  在此之上,山本真司建议,对于大项目,可以提早一个月“安排计划,细分工作”。这样,一点点推进细分了的工作,心理上也会有轻松的效果。

  需做事情列表和工作计划能让你“脑中的工作备忘录增加”。脑袋思路清晰才能提高注意力,提升工作速度。牢牢记住这句话吧。

  不要全部都一人承担

  ♢有以下情况的人要注意

  · “自己的工作自己做完”是我的自尊心。

  · 摆脱别人会给对方添麻烦

  · 上司不能总比员工办事不利

  总是说“我好忙我好忙”的人,其实都是自己承担着不必要的工作而非常感动痛苦。说起来,有责任感,口碑好;有时可能会给周围人添麻烦,这也是一个问题,特别是如果某些立场上来说,受影响的范围就更加大了。

  吉田穂波氏说,当自己舍弃“把抚养孩子摆脱给别人是多么荒唐的事”这样错误的自尊的瞬间,所有的一切都理顺了。另外,出口治明也说道“当时新人的时候,就向上司彻底的询问工作的优先顺序比较好。”确实,这样对自己对上司都减少了浪费的时间。

  另一方面,山本真司从领导的角度,倡导“讲出来”。也就是说,公司的老人和领导不要虚张声势,坦诚的说出“我也不清楚。”这样就能逃出承担不必要事物的恶习。无谓的自尊是百害无一利。

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(责任编辑:王慧)

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